衡陽幼兒師范高等專科學(xué)校

會計(jì)檔案管理辦法

第一章 總 則

第一條 為加強(qiáng)學(xué)校會計(jì)檔案管理，有效保護(hù)和合理利用會計(jì)檔案，根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》《會計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)政部、國家檔案局令第79號）等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我校實(shí)際情況，制定本辦法。

第二條 會計(jì)檔案是指在進(jìn)行會計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計(jì)檔案。

第三條 檔案由黨政辦和計(jì)劃財(cái)務(wù)處（以下簡稱計(jì)劃財(cái)務(wù)處）共同負(fù)責(zé)學(xué)校會計(jì)檔案的管理工作。

會計(jì)檔案管理職責(zé)：

1、建立和完善會計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度。

2、按規(guī)定接收并歸檔單位移交的會計(jì)檔案。

3、負(fù)責(zé)對已移交會計(jì)檔案的管理、利用和銷毀等工作。

第二章 會計(jì)檔案的保管

第四條 會計(jì)檔案應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，出納人員不得兼任會計(jì)檔案管理工作。

第五條 下列會計(jì)資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔：

（一）會計(jì)憑證，包括原始憑證、記賬憑證；

（二）會計(jì)賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬及其他輔助性賬簿；

（三）財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告，包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告；

（四）其他會計(jì)資料，包括在職職工、離退休職工工資冊、銀行對賬單、學(xué)生住宿情況登記表、學(xué)生學(xué)籍情況登記表、納稅申報(bào)表等其他具有保存價值的會計(jì)資料。

第六條 同時滿足下列條件的，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計(jì)資料可僅以電子形式保存，形成電子會計(jì)檔案：

（一）形成的電子會計(jì)資料來源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸；

（二）使用的會計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計(jì)資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)表等會計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；

（三）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計(jì)檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計(jì)檔案的檢索關(guān)系；

（四）采取有效措施，防止電子會計(jì)檔案被篡改；

（五）建立電子會計(jì)檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；

（六）形成的電子會計(jì)資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計(jì)檔案。

第七條 計(jì)劃財(cái)務(wù)處按照歸檔范圍和要求，定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會計(jì)資料整理立卷，編制會計(jì)檔案保管清冊。

第八條 為方便查閱，當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了后，可由計(jì)劃財(cái)務(wù)處臨時保管1年，再移交黨政辦保管。

因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)黨政辦審批同意，計(jì)劃財(cái)務(wù)處臨時保管會計(jì)檔案最長不超過3年。

第九條 計(jì)劃財(cái)務(wù)處向黨政辦移交會計(jì)檔案時，應(yīng)當(dāng)由雙方專人辦理，雙方部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督。

計(jì)劃財(cái)務(wù)處應(yīng)當(dāng)編制會計(jì)檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計(jì)檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容。交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)督人應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案移交清冊上簽名并加蓋所在部門公章。

紙質(zhì)會計(jì)檔案移交時應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。電子會計(jì)檔案移交時應(yīng)當(dāng)將電子會計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。

第十條 存放會計(jì)檔案的地方要符合防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光的“八防”安全要求，配備相關(guān)物質(zhì)設(shè)施和場地，會計(jì)檔案庫房要安裝視頻監(jiān)控等安全措施，并確保設(shè)備運(yùn)行正常。嚴(yán)格執(zhí)行安全保密制度，不得任意堆放、嚴(yán)防毀損、散失和泄密，確保會計(jì)檔案的安全。

第十一條 會計(jì)檔案要按順序整齊擺放，妥善保管。為查閱方便，對不同類型的會計(jì)檔案，應(yīng)按照科學(xué)分類方法進(jìn)行分類，即根據(jù)賬、表、單證等不同類型的檔案分類編碼保管，固定的排列在檔案箱、柜中。箱、柜外應(yīng)加貼標(biāo)簽，標(biāo)明所存檔案內(nèi)容。

第三章 會計(jì)檔案的調(diào)閱與利用

第十二條 會計(jì)檔案的調(diào)閱要建立規(guī)范的管理與登記制度。借閱檔案時必須詳細(xì)登記調(diào)閱的會計(jì)檔案名稱、調(diào)閱時間、調(diào)閱人單位、姓名，調(diào)閱理由、歸還日期等。查閱或者復(fù)制會計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。

第十三條 財(cái)務(wù)檔案原則上不得借出，如有特殊需要，需填寫《財(cái)務(wù)檔案借閱申請表》，并經(jīng)財(cái)務(wù)處分管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。借用單位及人員應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借入的會計(jì)檔案，確保借入會計(jì)檔案的安全完整，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。不得拆散原卷冊，不得轉(zhuǎn)借他人。

第十四條 會計(jì)檔案的利用方式為查閱、復(fù)印、拍照等。校內(nèi)職工和在校學(xué)生查詢利用會計(jì)檔案，應(yīng)提交由所在部門負(fù)責(zé)人或?qū)W生所在系部負(fù)責(zé)人簽字并加蓋所在部門（系）章的財(cái)務(wù)檔案查閱申請表，并經(jīng)計(jì)劃財(cái)務(wù)處部門負(fù)責(zé)人審核，方可查閱。

代為他人查詢利用的，還需持委托人身份證復(fù)印件和委托書。

非本單位人員調(diào)閱會計(jì)檔案，應(yīng)提交《財(cái)務(wù)檔案查閱申請表》，并經(jīng)計(jì)劃財(cái)務(wù)處分管校領(lǐng)導(dǎo)審批。

第十五條 利用會計(jì)檔案者應(yīng)對檔案的安全、完整負(fù)責(zé)，并做好檔案的保密工作，嚴(yán)禁傳播、增刪、污損、涂改、撕毀、轉(zhuǎn)借和丟失，違者將視情節(jié)輕重予以嚴(yán)肅處理，情節(jié)特別嚴(yán)重的將追究法律責(zé)任。

第十六條 會計(jì)檔案及其復(fù)制件需要攜帶、寄運(yùn)或者傳輸至境外的，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第四章 會計(jì)檔案的保管期限

第十七條 會計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年，本辦法規(guī)定的會計(jì)檔案保管期限為最低保管期限。

會計(jì)檔案的保管期限，從會計(jì)年度終了后的第一天算起。

第十八條?各類會計(jì)檔案的保管期限：

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第五章 會計(jì)檔案的銷毀

第十九條 學(xué)校應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，并形成會計(jì)檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計(jì)檔案，可以銷毀。

第二十條 會計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由黨政辦牽頭，組織學(xué)校財(cái)務(wù)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等單位人員共同進(jìn)行鑒定。

第二十一條 經(jīng)鑒定可以銷毀的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀：

（一）黨政辦編制會計(jì)檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時間等內(nèi)容。

（二）黨政辦、計(jì)劃財(cái)務(wù)處部門負(fù)責(zé)人及經(jīng)辦人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。

（三）黨政辦負(fù)責(zé)組織會計(jì)檔案銷毀工作，并與計(jì)劃財(cái)務(wù)處、審計(jì)處共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計(jì)檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對；在會計(jì)檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名并蓋章。

電子會計(jì)檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定，并由學(xué)校黨政辦、計(jì)劃財(cái)務(wù)處和信息化辦共同派員監(jiān)銷。

第二十二條 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會計(jì)憑證不得銷毀，紙質(zhì)會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，電子會計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時為止。

單獨(dú)抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案鑒定意見書、會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。

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第六章 附 則

第二十三條 本制度由計(jì)劃財(cái)務(wù)處和黨政辦負(fù)責(zé)解釋。

第二十四條 本制度自頒布之日起實(shí)施。

衡幼財(cái)務(wù)〔2023〕128號 ?衡陽幼兒師范高等?？茖W(xué)校會計(jì)檔案管理辦法.pdf